1. Einleitung

Diese Information richtet sich an alle Personen, die in irgendeiner Weise mit LONGO S.p.A. in Verbindung stehen und berechtigt sind, mögliche Unternehmensverstöße zu melden, in die sie direkt involviert sind oder von denen sie Kenntnis erlangt haben.

Die Information wird den potenziell betroffenen Personen durch folgende Kanäle zugänglich gemacht:

• Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite;
• Veröffentlichung auf offiziellen internen Kommunikationskanälen für Mitarbeiter.

LONGO S.p.A. behält sich das Recht vor, nach eigenem Ermessen jederzeit Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen an dieser Information vorzunehmen.
Um eine einfache Überprüfung möglicher Änderungen zu ermöglichen, enthält die Information ein Aktualisierungsdatum.

Das von der Gesellschaft implementierte System ermöglicht eine vollständige Anonymisierung der Meldungen, um den Hinweisgeber zu schützen und die Echtheit der gesammelten Daten sicherzustellen. Dadurch sollen mögliche Repressalien auf ein Minimum reduziert werden.

Dies erfolgt in Übereinstimmung mit dem Gesetzesdekret vom 10. März 2023, Nr. 24, zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht melden.
Die Umsetzung der genannten EU-Richtlinie in Italien hat dazu geführt, dass die Regelungen von 2017 überholt wurden und Unternehmen verpflichtet sind, ein internes Meldesystem zusätzlich zum Papier- oder E-Mail-Kanal einzuführen. Dieses System muss auch für externe Meldungen an die ANAC geeignet sein.

Diese Information soll potenzielle Hinweisgeber in klarer und prägnanter Weise über den bereitgestellten Meldekanal für sogenanntes „Whistleblowing“, dessen Funktionsweise, das Verfahren, die Fristen für Rückmeldungen sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch das Unternehmen informieren.

2. Meldekanal

In Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen verfügt LONGO S.p.A. über eine Plattform, die von einem sorgfältig ausgewählten Partner bereitgestellt wird und ein Meldesystem für Unternehmensverstöße bietet, das der EU-Richtlinie entspricht.

Der Meldekanal ist als interner Kanal gemäß Art. 4 des Gesetzesdekrets 24/2023 zu verstehen und ermöglicht das Einreichen von Meldungen in schriftlicher und anonymer Form.

Über das Whistleblowing-Portal, das über die Website von Longo S.p.A. erreichbar ist, kann eine Person, die Opfer eines Unternehmensverstoßes ist, oder eine dritte Person, die von einem bereits erfolgten oder potenziell möglichen Verstoß Kenntnis hat, eine Meldung einreichen – entweder vollständig anonym oder, nach eigener Wahl, nicht anonym.

Die Meldung wird unverzüglich von einer speziell geschulten Fachkraft bearbeitet, die sicherstellt, dass der Fall gemäß den geltenden Vorschriften behandelt wird. Diese Fachkraft ist eine externe Person außerhalb des Unternehmens und gehört dem gemäß Art. 6 des Gesetzesdekrets 231/2001 benannten Überwachungsorgan an.

3. Berechtigte Personen

Zur Einreichung von Meldungen über Unternehmensverstöße sind alle in Art. 3 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 genannten Personen berechtigt.

Beispielsweise können Meldungen eingereicht werden von:

• Mitarbeitern von LONGO S.p.A. (sowohl festangestellte als auch Leiharbeiter);
• externen Mitarbeitern jeglicher Art, einschließlich Freiberuflern, Beratern und Selbstständigen;
• Geschäftspartnern in verschiedenen Funktionen.

4. Arten zulässiger Meldungen 

Gegenstand einer Meldung können alle Handlungen oder Sachverhalte sein, die nach Ansicht des Hinweisgebers Verstöße darstellen oder potenziell Verstöße zivil-, straf-, verwaltungs- oder buchhalterischer Natur sein könnten und die ein öffentliches oder privates Interesse beeinträchtigen.

Da das Unternehmen ein Organisations- und Managementmodell gemäß dem Gesetzesdekret 231/2001 eingeführt hat, kann die Meldung auch eine sogenannte „Voraussetzungstat“ gemäß dieser Regelung zur strafrechtlichen Verantwortung von juristischen Personen betreffen.

Beispielhaft kann dieser Kanal zur Meldung von Sachverhalten oder Situationen genutzt werden, die LONGO S.p.A. Schaden zufügen könnten, darunter:

• Verstöße gegen das Organisations-, Management- und Kontrollmodell, den Ethikkodex, Verfahren, Protokolle oder andere interne Vorschriften des Unternehmens;
• Verstöße im Sinne des Gesetzesdekrets 231/2001;
• strafrechtlich relevante Handlungen oder verwaltungsrechtlich sanktionierte Verstöße;
• Handlungen, die finanzielle, imagebezogene oder anderweitige Schäden für Longo S.p.A. verursachen könnten, auch in wettbewerbsrechtlicher Hinsicht;
• Handlungen, die Schäden für die Umwelt, Gesundheit, Sicherheit von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder der Allgemeinheit, Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsrisiken für Netzwerke und Informationssysteme mit sich bringen könnten.

5. Aufbewahrung der Dokumentation zu Meldungen

Gemäß Art. 14 des Gesetzesdekrets 24/2023 werden Meldungen und die zugehörige Dokumentation für den Zeitraum aufbewahrt, der für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist, jedoch nicht länger als fünf Jahre ab dem Datum der abschließenden Mitteilung über die Bearbeitung der Meldung. Dabei werden die Vertraulichkeitsverpflichtungen gemäß Art. 12 des Gesetzesdekrets 24/2023 sowie die Datenschutzprinzipien der Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe e) der EU-Verordnung 2016/679 und Artikel 3 Abs. 1 Buchstabe e) des Gesetzesdekrets Nr. 51/2018 eingehalten.

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In Übereinstimmung mit dem Gesetzesdekret 24/2023 sieht LONGO S.p.A. angemessene und verhältnismäßige Sanktionen gegen Personen vor, die für folgende Verstöße verantwortlich sind:

• Repressalien gegen den Hinweisgeber nach erfolgter Meldung;
• Behinderung der Meldung, entweder vor oder während der Meldung;
• Verletzung der Vertraulichkeit der Meldung;
• Unterlassene Prüfung und Analyse eingegangener Meldungen.

Auch der Hinweisgeber selbst kann sanktioniert werden, wenn durch ein erstinstanzliches Urteil seine strafrechtliche Verantwortung für Verleumdung oder falsche Anschuldigungen festgestellt wird oder wenn er zivilrechtlich wegen vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Handelns haftbar gemacht wird (Art. 16 des Gesetzesdekrets 24/2023).

6. Operative Anweisungen

Meldungen können über das Portal gemäß folgender Vorgehensweise eingereicht werden:

1. Zugriff auf die verschlüsselte Plattform über den bereitgestellten Link: https://longo.trusty.report
2. Sicherstellung einer sicheren Verbindung , wie von der von LONGO S.p.A. gewählten Plattform garantiert, um Ihre Privatsphäre zu schützen.
3. Eingabe der erforderlichen Informationen:
   • Art des Verstoßes
   • Datum und Ort: Wann und wo hat der Verstoß stattgefunden? War er einmalig, regelmäßig oder episodisch?
   • Beteiligte Personen: Falls möglich, bitte alle bekannten Daten angeben.
   • Beweise: Dokumente, Bilder oder andere unterstützende Elemente können beigefügt werden.
4. Wahl der Anonymität: Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Daten angeben oder anonym bleiben möchten. Falls anonym, gewährleistet das System eine vollständig anonyme Bearbeitung der Meldung.
5. Absenden der Meldung: Nach dem Absenden generiert das System eine Ticketnummer, mit der – falls Daten angegeben wurden – der Status der Meldung verfolgt werden kann.